Grunnreglan í virkni hafnarumsóknarinnar er að hafnaraðilar deila áætluðum og raunverulegum tímum sínum varðandi ákveðin ríki í hafnarútboðsferlinu sem lágmarksgagnasöfnun. Upplýsingamiðlunin er til að styðja samvinnu við ákvarðanatöku og bæta upplýsingaskipti milli hafnaraðila, rekstraraðila heimamanna og skipa. Mikill fjöldi símtala og tölvupósta milli hafnaraðila verður minnkaður í lágmarki með hafnarvirkni forritakerfi sem bætir tímasparnað í vöruflutningum. Upplýsingaskipti forðast flöskuháls sem eiga sér stað í upplýsingaflæðinu í dag.